Как передать коды в Честный ЗНАК: подробная инструкция для компаний

Когда компании обязаны передавать коды в Честный ЗНАК

Передача кодов обязательна в следующих случаях:

• ввод в оборот маркированной продукции;
  
• отгрузка поставщику, дистрибьютору или магазину;
  
• приемка товаров от поставщика;
  
• продажа через онлайн-кассу и ОФД;
  
• возврат от покупателя;
  
• списание или утилизация;
  
• перемещение между складами и организациями;
  
• передача прав собственности.

На каждом этапе система должна получить сведения о коде, упаковке, документе и участнике оборота. Если данные не переданы, код «зависает» в неправильном статусе и блокирует выполнение последующих действий.

Какие способы передачи кодов доступны компаниям

Передать коды в систему маркировки можно четырьмя способами, которые компании могут использовать в зависимости от своих процессов и объемов работы:

1. Через ЭДО и УПД — основной и обязательный канал передачи

Все операции между организациями должны фиксироваться через электронный документооборот.

2. Через интеграцию с 1С или другой учетной системой

Данные передаются автоматически: система формирует УПД, отправляет его оператору ЭДО и обновляет статусы кодов.

3. Через личный кабинет Честного Знака (ручной ввод)

Используется для редких или разовых операций, например, маркировка остатков.

4. Через мобильное приложение

Актуально для небольших магазинов или упрощенных сценариев (сканирование, подтверждение приемки), включая ситуации, когда требуется обработка данных в нескольких точках продаж (сканирование, подтверждение приемки).

Что нужно сделать компании перед началом передачи кодов

Чтобы передавать коды корректно, необходимо:

1. Зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК»

Корректная регистрация необходима для последующей работы. Это делается в личном кабинете, требуется квалифицированная электронная подпись.

2. Получить УКЭП

Подписывать документы без УКЭП невозможно.

3. Подключить оператора ЭДО

Подходят: 1С:ЭДО, СБИС, Диадок, ЭДО Лайт.

4. Настроить учетную систему (1С, ERP, УНФ, Розница)

Корректная настройка модулей маркировки обязательна для стабильной передачи кодов. Необходимо обновление и включение функционала маркировки.

5. Подготовить номенклатуру и GTIN

Каждая единица товара должна иметь корректную карточку.

6. Проверить оборудование

Сканеры, ТСД, онлайн-кассы, принтеры этикеток.

Читать также:

Обзор Data Matrix Control — ПО для маркировки

Как передать коды через ЭДО: основной способ для всех участников оборота

ЭДО — ключевой элемент документооборота с маркировкой. Через него передаются УПД, содержащие список кодов и информацию о продуктах.

Как формируется УПД с кодами у поставщика

• Сканируются коды маркировки или загружаются из файла.
  
• В документ дополнительно добавляются данные о товаре, количестве, упаковке.
  
• УПД подписывается УКЭП.
  
• Документ отправляется через оператора ЭДО.

Система автоматически передает сведения в «Честный знак».

Как покупатель подтверждает приемку

• Получает УПД через ЭДО.
  
• Сканирует коды или проверяет список вручную.
  
• Подтверждает или отклоняет документ.
  
• Информация уходит в систему маркировки.

Ошибки в приемке могут привести к зависанию кодов в статусе «Ожидает подтверждения»

Как передать коды в Честный ЗНАК через 1С: автоматическая интеграция

1С формирует документы, обрабатывает списки кодов и отправляет сведения в ЭДО автоматически — если система настроена корректно.

Этап 1. Ввод в оборот

• создаем документ «Ввод в оборот»;
  
• загружаем коды (или заказываем новые);
  
• подписываем и отправляем данные.

Этап 2. Отгрузка поставщику или покупателю

При формировании документа «Реализация товаров»:

• сканируются коды;
  
• создается УПД;
  
• документ передается через ЭДО;
  
• статусы кодов меняются на «Выбыл».

Этап 3. Приемка с проверкой кодов

Покупатель:

• получает УПД,
  
• сканирует коды,
  
• сверяет количество,
  
• подтверждает документ.

1С автоматически отправляет сведения оператору.

Этап 4. Контроль статусов

В 1С доступен просмотр:

• «В обороте»,
  
• «Выбыл»,
  
• «Ожидает подтверждения»,
  
• «Возврат»,
  
• «Ошибка».

Как передать коды вручную через личный кабинет Честного ЗНАКа

Подходит для небольших компаний, разовых операций или случаев, когда ЭДО временно недоступен и передача кодов становится возможной только через ручной ввод.

Шаги:

• Войти в ЛК участника оборота.
  
• Выбрать группу товаров.
  
• Загрузить файл с кодами, заполнить необходимые поляили ввести вручную.
  
• Указать тип операции (ввод, перемещение, списание).
  
• Подписать УКЭП.
  
• Проверить статус выполнения.

Как передаются коды при продаже через онлайн-кассу

На этапе продажи:

• кассир сканирует Data Matrix;
  
• ОФД отправляет данные оператору для получения и последующей обработки системой маркировки;
  
• Честный ЗНАК обновляет статус кода «Выбыл»;
  
• 1С получает обновленные данные.
  

Если код не читается — товар продать нельзя.

Особые сценарии: что делать в нестандартных ситуациях

• Возврат товара — код возвращается в статус «В обороте».
  
• Списание — формируется документ списания, данные отправляются оператору.
  
• Перемещение между складами — требуется передача кодов через внутренний документ.
  
• Разукомплектация/комплектация — указывается новый состав упаковки, который может включать разные уровни вложенности.

Частые ошибки при передаче кодов

Как проверить статус передачи кодов

Статусы можно отслеживать:

• в 1С,
  
• в личном кабинете Честного знака,
  
• в ЭДО.

Если статус долго не обновляется — документ не был подписан, отклонен или содержит ошибку.

Что будет, если коды не передать

• товар зависнет в обороте;
  
• компании не смогут продать продукцию;
  
• возможны штрафы;
  
• контрагент откажется от приемки;
  
• появится пересорт и ошибки в учете.

Как МАСТ помогает передавать коды в Честный знак

Передача кодов в Честный ЗНАК — это не просто отправка УПД или данных из 1С. Главная сложность для компаний — обеспечить точность кодов, корректность упаковки, автоматическую проверку статусов и отсутствие ошибок в ЭДО. Для этого важно учитывать возможности интеграции между системами и корректность всех процессов передачи данных. Здесь ключевую роль играет разработанная МАСТ универсальная система DataMatrixControl (DMC).

Что делает DMC:

• Автоматически проверяет корректность кодов еще до передачи в УПД или Честный ЗНАК.
• Синхронизирует статусы между 1С, ЭДО и системой маркировки — исключая ситуации, когда документ проведен, а код не передан.
• Контролирует упаковку и вложенность (единица → короб → паллета), чтобы данные уходили в правильном виде.
• Отслеживает ошибки ЭДО и повторяет отправку, если оператор временно недоступен.
• Подключается к ТСД и сканерам, проверяя качество Data Matrix при приемке и отгрузке.
• Формирует журнал движения каждого кода, что позволяет быстро найти источник ошибки.

Благодаря интеграции 1С + DMC + ЭДО, бизнес получает полностью автоматизированный процесс: коды отправляются корректно, статусы обновляются вовремя, операции не блокируются, а персоналу не нужно вручную следить за документооборотом.

Компания получает полностью рабочую систему, которая автоматически передает коды без сбоев.

Итоги: что нужно сделать компании

• зарегистрироваться в Честном Знаке;
  
• подключить ЭДО;
  
• правильно оформить номенклатуру;
  
• настроить 1С;
  
• проверить обмен;
  
• контролировать статусы кодов.